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  • 會計記賬憑證摘要如何編寫?看完居然這么簡單!

    Date:2021-1-5 15:19:35Hits:0

    記賬憑證摘要的編寫應該做到簡明扼要、抓住重點,即用簡練的文字把經濟業務內容表達清楚。

    1、日常收支業務摘要的編寫要規范統一

    各高校根據業務量的大小,分別設置3人—5人以上編制記賬憑證,所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體現整體一致性,更重要的是能夠充分發揮計算機查詢系統中“模糊查詢”板塊的功能。

    所以,對日常收支業務采用“主語+謂語+賓語”的句式。即具備經濟行為的主體、對象和內容三個最基本的要素。統一措辭雖然在執行初期比較困難,只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認真總結,相信很快就能做到統一協調。

    例如:張平用現金購買辦公用筆150元。摘要為:張平報辦公筆。

    采用這種句式,在賬務“模糊”查詢時,只要輸入“張平”,當年及往年所有張平經手的業務,所需數據一目了然。充分體現會計電算化方便、高效、快捷的優越性。

    2、摘要的編寫要“簡”而“明”

    所謂簡明,即簡單明了。太過于簡的摘要,不能把經濟內容表達清楚。因此要在計算機設定的摘要字數內,抓住重點,將經濟內容盡可能全面地表述出來。

    例如:中文系趙永發借去北京購資料款5000元。摘要為趙永發借購資料款,而不能為趙永華借款,更不能為借款。

    3、摘要的編寫要準確

    對反映不同經濟內容的同一張記賬憑證,每項經濟內容準確對應一個摘要,不能籠統使用同一個摘要?,F行的借貸記賬法和會計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件,一般都具有“修改摘要”的功能,為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

    例如:物理系周斌借4000元去石家莊開會,回來報賬時,差旅費開支1500元;會務費開支500元;為系里資料室購圖書用去1500元;退回余款500元。

    其摘要應按每項經濟業務對應的會計分錄分別編寫為:周斌報石開會旅費;周斌報會務費;周斌報資料費;周斌還借差旅款。

    如果此筆憑證用籠統的一個摘要,反映在會計賬簿中的“會務費”科目、“資料費”、應收及暫付中“教工借款”科目都對應著差旅費的摘要,用起賬來令人匪夷所思。對此工作細節,有些會計人員往往容易忽視,給以后的復核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便。

    特別強調的是:用銀行存款開支的經濟業務,對應銀行存款科目的摘要,必須反映收款單位名稱,便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。

    4、更正錯賬摘要規范

    根據《河北省行政事業單位會計基礎工作規范》的要求,對記賬后的記賬憑證,發現錯誤,用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”,同時,用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。

    對只有金額錯誤的會計分錄,在編制調整數字差額憑證時摘要為“調整某月某日某號憑證”。

    如果所修改的是往年的錯誤憑證,那么,在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在此說明一點,在注銷、訂正或調整某張錯誤憑證的同時,應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記,表示該憑證已被修改完畢。

    5、摘要中需要反映必要的數字

    (1)需要注明時間的摘要。

    收到上級部門撥入某月經費;交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅等;提取某季度學生活動費、困難補助、獎學金等;提取職工福利費、職工教育費、工會經費等。在摘要中務必注明經濟業務所屬的時間。不僅有效防止發生漏記、重記的可能,而且便于單位間的賬務查詢。

    例如:某高校收到河北省教育廳撥入2003年4月份經費2000000元。摘要為收省教育廳撥4月份經費。

    (2)需要注明人數的摘要。

    對發放學生生活補貼、學生困難補助、勤工助學金、獎學金;發放臨時工工資等,在摘要中要注明人次。以便為學生管理部門、人事部門統計相關數據,編制報表所用。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證,費時費力,只要使用查詢系統“科目查詢”板塊,所需數據躍然屏幕,起到事半功倍的效果。

    例如:發物理系學生12人共計1500元的困難補助。摘要為發物理系學生12人困補。

    (3)需要注明數量的摘要。

    隨著各高校招生規模的迅速擴大,現有的辦學設備遠遠不能滿足目前教學規模。需要購置的辦公設備、教學實驗設備數量很大,需要報廢的陳舊固定資產也很多。雖然固定資產賬中反映資產的數量,但為了便于同固定資產管理部門隨時的“動態”對賬,在摘要中要注明資產的數量。

    例如:國有資產處李華從山東星航儀器設備公司,給生物系購買顯微鏡兩臺,通過銀行匯款9800元。摘要為李華報顯微鏡,山東星航儀器設備公司同時入固定資產,摘要為生物系購顯微鏡兩臺。

    總之,會計工作在講究宏觀控制的同時,也要重視微觀管理,會計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小小環節,但是它卻在會計工作向著更加科學化、規范化管理的進程中發揮著極其重要的作用。

    轉自《會計天下》